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Formulaire de réservation matériel pour toute manifestation autre que sportive

Modalités et critères d'attribution

Critères d'attribution :

Aucune association dont le siège social n'aura pas plus de 6 mois d'existence sur la commune ne pourra prétendre à un prêt de salle.

Documents à fournir pour une nouvelle association :

  • Récépissé déclaration en préfecture de l'association
  • Déclaration au Journal Officiel
  • Statuts de l'association
  • Composition du bureau avec adresse postale et téléphonique des membres
  • Date du dernier conseil d'administration
  • Attestation d'assurance responsabilité civile en cours de validité

Délais de réservation :

  • Au moins 3 mois avant la date de la manifestation pour toute autre demande supplémentaire

Pour toute manifestation d'ampleur, se rapprocher de la Direction de la Vie Associative et des Évènements (fêtes de quartier, vides grenier, concerts).

Votre demande de matériel sera dans un premier temps étudiée par le service gestionnaire puis une réponse vous sera apportée dans les meilleurs délais.

La demande pourra être revue à la baisse ou refusée en fonction du stock de matériel ou d’événement municipal important.

Le matériel doit être restitué en bon étant, à défaut, le demandeur s'engage à rembourser les frais occasionnés conformément à la délibération N°2015-288 votée lors du Conseil Municipal du 28 septembre 2015 :

  • Forfait de remise en état du matériel dégradé (réparation ou nettoyage) = 10% de la valeur de remplacement
  • Remplacement du matérili non restitué = valeur de remplacement

La délibération est à disposition sur demande dans le service. La procédure est explicitée en fin de formulaire.

FORMULAIRE DE RÉSERVATION MATÉRIEL POUR TOUTE MANIFESTATION AUTRE QUE SPORTIVE

Organisateur

Personne responsable du projet si différente de l'organisateur

Description de l'événement

Nombre de personnes attendues

Organisation logistique et technique

Matériel : (cocher le matériel souhaité et indiquer la quantité)
Dimensions modulables de 0 à 36 m² panneaux de 2mx2m pour 50 cm hauteur
Dimensions modulables de 0 à 30 m² panneaux de 2m40 x 1m20 pour 50 cm de hauteur
Dimensions jusqu'à maxi (0 à 60 m²) pour 1m de hauteur panneaux 2mx2m

* : pour toute demande de scène ou de podium, préciser le matériel et le nombre de personnes à "recevoir" et nous joindre le plan d'implantation souhaité

Vaisselle : (indiquer le nombre)

La vaisselle est à retirer ou restituer les lundi ou vendredi de 8 h 30 à 10 h 00, château de Cazalet, entrée avenue Pierre Castaing – Pessac (05.57.93.63.56). Une lettre de confirmation vous sera adressée et vous précisera la vaisselle mise à votre disposition. La vaisselle devra être remise propre

Electricité : (dénommer les appareils utilisés et leur puissance exacte en watt) + joindre le plan d'implantation des branchements souhaités
Autres demandes : (ex : plomberie, collecte déchets …)
Feu d'artifices :
Organisez-vous un feu d'artifice ? *
* Si oui, faire un dossier de déclaration. Pour les K4, K2, K3, obligation de faire une déclaration à la préfecture (le formulaire est à télécharger dans la rubrique formulaires). Pour l'ensemble des feux, faire une déclaration en Mairie (le formulaire est à télécharger dans la rubrique formulaires).
Fête foraine :
Accueillez-vous une fête foraine? *
* Le plan d’implantation est obligatoire afin que l’arrêté municipal soit effectué
Domaine Public :
Occuperez-vous le domaine pubclic?(*)
*Le plan d'implantation est obligatoire afin que l'arrêté municipal soit effectué
Buvette :
Prévoyez-vous une buvette? *
* si oui prévoir ouverture d'un débit de boisson temporaire (lien vers fichier licence 1 et 2)
Repas :
Votre repas ou proposition de restauration est assuré par un traiteur ?
Le test suivant nous permet de vérifier que vous êtes bien une personne et non un automate. Renseignez le résultat de cette opération (par exemple, pour 1 + 3, renseignez 4).